Tudo é urgente: como definir metas e prioridades

Montar um planejamento estratégico pode ser difícil quando as metas não estão bem definidas e tudo parece ser urgente. Essa falta de esclarecimento leva as pessoas a fazerem tudo no automático, buscando uma alta produtividade, mas pecando na qualidade dos resultados.

Não, nem tudo é urgente! Quando você sabe muito bem aonde quer chegar, você sabe o que precisa ser feito, do que precisa abrir mão e em quais fichas apostar. Ou seja, para não cair no mito da “produtividade acima de tudo” e ter um planejamento eficiente, antes de mais nada você deve estabelecer metas e objetivos realistas e alcançáveis.

Depois disso, ficará claro o grau de prioridade de cada tarefa, garantindo que todas as atividades sejam realizadas no tempo certo e com o esforço certo.

Para aprender a definir metas e como organizar a agenda de tarefas, separamos alguns métodos que você pode adotar sempre que for criar um planejamento, seja ele anual, mensal, semanal ou até mesmo diário.

Continue lendo e saiba mais!

Por que definir metas?

Antes de te contar o benefício de definir metas, temos que entender a diferença entre metas e objetivos.

Objetivo é o propósito de se fazer algo, é onde você quer chegar; é tudo aquilo que vai te direcionar e te motivar. A meta é o objetivo de forma quantitativa; ela é a tarefa para alcançar o objetivo.

Por exemplo, se seu objetivo é aumentar o faturamento anual, uma de suas metas pode ser aumentar as vendas online em 30% até o final do segundo trimestre.

Agora que já sabemos o que são metas, fica mais claro a importância delas. Elas são a ponte até o seu objetivo. Se você não defini-las, de forma realista, você não saberá como alcançar o resultado final, e ficará vagando pelo caminho.

Com as metas definidas, você também terá uma ótima noção do prazo para atingi-las e o resultado que elas irão trazer. Esse é o primeiro passo para conseguir entender como delegar tarefas e priorizar outras.

Para aprender a definir metas, separamos o método SMART. Veja a seguir:

Método SMART

Este método funciona como uma espécie de checklist, se a meta proposta passar por cada etapa, você sabe que ela possui os requisitos para atingir o resultado final.

A palavra SMART, é um acrônimo em inglês das seguintes palavras: Specific (específica), Menssurable (mensurável), Achievable (atingível), Relevant (relevante) e Time-based (temporal).

• Específica

Você quer aumentar o faturamento, mas em quanto? Para que uma meta seja considerada específica, ela precisa determinar o que será alcançado, onde e quando será realizada, por quem será realizada e como ela será conquistada.

Voltamos ao exemplo do tópico anterior, a meta definida havia sido “aumentar as vendas online em 30% até o final do segundo trimestre”.

Perceba: 30% de aumento de venda é o que deve ser alcançado, ela será realizada no meio online até o final do segundo trimestre, será realizada pela equipe de vendas, e poderá ser conquistada com a definição de promoções.

• Mensurável

Para acompanhar o andamento de uma meta, é preciso que você consiga medir os resultados. Você precisa conseguir responder duas questões ao longo das ações: qual o resultado esperado e quanto tempo será necessário para atingi-lo?

No nosso exemplo, o resultado esperado é o aumento de 30% em vendas online, o tempo necessário será de dois trimestres, ou seja, 6 meses.

Ao longo desses 6 meses, será possível identificar, de forma numérica, qual está sendo o crescimento.

• Atingível

Definir metas sem ter noção da realidade interna e externa do mercado e das possibilidades do próprio negócio, é a receita certa para se frustrar no final.

Parece óbvio quando falamos sobre isso, mas é justamente neste tópico que muitas empresas pecam. É claro que queremos ser motivados e desafiados, mas mirar na lua pode causar o efeito inverso; a equipe pode se sentir fracassada e desmotivada para as próximas metas.

Para ser atingível, você deve levar em conta o histórico da empresa, fazer pesquisas de mercado e ouvir a opinião dos seus colaboradores. Eles acreditam que podem dar conta?

• Relevante

Faz sentido buscar esta meta no momento atual da empresa? Ela casa com os valores e os propósitos do empreendimento?

Se você não souber a resposta para estas perguntas, ou ficar em dúvida, talvez seja melhor postergar essa meta para um momento onde a situação da empresa está mais clara.

Afinal, uma meta que não gera impacto, não é uma prioridade.

• Temporal

Você precisa ter um prazo definido. Sem um prazo, você e sua equipe correm o risco de cair na procrastinação.

No nosso caso, a meta exemplo possui um prazo claro e muito bem definido. “Aumentar as vendas online em 30% ATÉ O FINAL DO SEGUNDO TRIMESTRE”.

Chegou o prazo e o resultado não foi atingido? Não prorrogue, avalie o que deu errado e refaça os planos de ações com novas estratégias.

Por que definir prioridades?

A regra é clara, se você não consegue definir prioridades vai sempre desejar que um dia tenha mais de 24 horas. Não há tempo para fazer absolutamente tudo.

Você pode até tentar driblar o sistema se utilizando de horas extras no trabalho e iniciando um projeto atrás do outro, sem qualquer pausa para descanso da mente e do corpo. Mas os resultados irão te cobrar mais tarde.

Alta produtividade não significa, necessariamente, grandes resultados. Pelo contrário, quanto mais cansado estiver, menor será a qualidade do projeto. E o mercado já percebeu isso, é por isso que apenas “entregar” o pedido do cliente não é o suficiente, você deve impactar e se destacar.

Como definir prioridades

Existem diversos métodos para você aprender como organizar a sua agenda. O primeiro passo nós já demos: definir metas. Com as metas definidas, você saberá quais tarefas irão demandar mais tempo e quais irão impactar mais no resultado final.

• Matriz de priorização por esforço x impacto

Este método é um dos nossos preferidos. Isso porque, na prática, é bem fácil de organizar. Ele leva em conta o esforço (tempo) que você precisará para concluir uma tarefa e o impacto (o resultado final). Em uma matriz, esses dois quesitos irão se cruzar para te responder quais tarefas são prioridades e quais você pode delegar.

Basta desenhar uma matriz com 2 eixos para formar 4 quadrantes. Quanto mais para cima na nossa matriz, maior o impacto, quanto mais para o lado direito, maior o esforço.

Se o impacto for grande e o esforço for pequeno, está claro que a tarefa em questão é prioridade. Se o impacto for pequeno, mas o esforço for grande, vale a pena eliminar da agenda.

• Matriz de Eisenhower

Parecida com a matriz anterior, a Matriz de Eisenhower leva em conta a urgência e a importância da tarefa. Primeiro é necessário entender que esses dois atributos são diferentes entre si, apesar de comumente confundidos.

A urgência refere-se ao prazo de entrega, enquanto a importância refere-se ao impacto do resultado.

Você precisa separar quatro quadrados:

1. É importante mas não é urgente: agende a tarefa
2. É importante e é urgente: priorize a tarefa
3. Não é importante e nem urgente: faça a tarefa quando estiver livre
4. É urgente, mas não é importante: tente delegar para outra pessoa

• Matriz BASICO

Por último, a matriz BASICO segue uma escala de 1 a 5 para classificar do pior ao melhor cenário, respectivamente.

O nome é um acrônimo dos seguintes critérios: Benefícios para a empresa; Abrangência dos resultados; Satisfação do cliente interno; Investimento necessário; Cliente externo satisfeito; Operacionalidade simples.

Você deve classificar o projeto, tarefa ou ação em cada um desses critérios. Depois some as notas e compare com as notas de outras tarefas.

Existem outros métodos que podem ser utilizados para definir prioridades, escolher qual colocar em prática irá depender do tipo de tarefa em questão e o foco do resultado.

Quer aplicar estes métodos de definição de metas e prioridades no seu planejamento de marketing digital? Não deixe de conferir nosso artigo sobre planejamento de marketing.

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