Google Agenda: 7 benefícios da ferramenta

O Google Agenda veio para facilitar a vida dos profissionais, essa é mais uma ferramenta produzida pela Google que permite, além da simples criação da sua agenda digital com suas tarefas, a sincronização entre as agendas de toda a equipe. O produto também possui sincronia com todos os demais aplicativos do pacote G Suite, como Gmail, Google Drive e Hangouts.

Manter uma agenda organizada é essencial para lidar com os inúmeros compromissos profissionais. Para quem possui posição de chefia, a organização é ainda mais importante, já que é preciso controlar não só a própria agenda, mas também a de toda a equipe a fim de manter a produtividade alta.

E as suas vantagens não param por aí. Conhecendo a fundo todas as possibilidades do Google Agenda, é possível otimizar a organização de compromissos e elevar a produtividade da empresa.

Saiba visualizar sua agenda

O Google Agenda possui uma interface muito simples e de fácil navegação. Você pode visualizar os seus compromissos por Dia, Semana, Mês ou Compromissos (você visualizará todos os compromissos em forma de lista). Para isso, basta selecionar a opção desejada no menu superior.

Ao lado desse menu, é disponibilizada a opção de imprimir a sua agenda.

Crie mais de uma agenda

O aplicativo permite que você faça a criação de mais de uma agenda diferente. Essa opção serve para quem utiliza a ferramenta para a vida profissional e pessoal ou também para quem possui outros projetos diferentes.

A criação de uma nova agenda é bem simples: basta clicar no menu "Minhas Agendas" que fica à esquerda da agenda e selecionar a opção "Criar nova agenda". Você poderá nomear a agenda como quiser e ainda definir algumas configurações de privacidade e compartilhamento.

Depois de criadas várias agendas, os eventos de cada uma delas terão cores diferentes, o que facilita na hora de identificar do que se trata. Você pode também ocultar uma de suas agendas para visualizar melhor os compromissos das demais.

Compartilhe os calendários

Logo abaixo do menu em que você cria novas agendas, está o menu "Outras agendas", em que aparecem as agendas que outras pessoas compartilharam com você. Ali você pode mostrar ou ocultar as agendas dos membros de sua equipe e ter conhecimento dos compromissos de cada um deles.

Você pode também compartilhar a sua própria agenda com os demais membros da empresa nas configurações de sua agenda. Essa possibilidade de visualização das agendas facilita bastante na hora de marcar reuniões e demais eventos que envolvam vários funcionários.

Gerencie projetos

Você pode criar eventos com descrição e prazo de entrega e compartilhar com os membros pertencentes àquele projeto. Dessa forma, fica fácil a organização das tarefas em equipe e você pode monitorar o andamento das atividades.

Compare agendas

Imagine só agendar reuniões pontuais, já sabendo se os participantes poderão participar ou não. O Google Agenda permite que ao criar um novo evento você descubra qual o melhor horário para as pessoas que também participarão da atividade.

É permitida a comparação de até 20 agendas de uma vez. Para fazer isso, basta criar um novo evento e selecionar a guia "Encontrar um horário". Em seguida, escolha os convidados para a atividade e clique em "Adicionar". Serão exibidas as agendas de cada pessoa para que você escolha o melhor horário para todos.

Receba seus compromissos por e-mail

Você pode habilitar a função de receber os seus compromissos diariamente por e-mail. Dessa forma, você pode chegar no trabalho já com um informativo de quais são os seus afazeres para aquele dia.

Para isso, basta acessar o menu de configurações, clicar na aba "Agendas", selecionar a agenda desejada e clicar em "Editar notificações". Entre as opções de alertas mostradas na página, estará "Compromissos diários". Ao selecionar essa opção, o aplicativo enviará os seus compromissos diariamente às 5:00.

Acesse a sua agenda de qualquer lugar

Você pode ter acesso a todas essas funções sempre à mão e onde quer que esteja, pois você pode instalar o aplicativo do Google Agenda em seu smartphone ou tablet. Assim você não perderá um compromisso sequer!

Você conhecia todas as funcionalidades do Google Agenda? Gostou do conteúdo apresentado? Deixe o seu comentário e aproveite para conhecer outras vantagens do pacote G Suite. Faça um teste gratuito.