Como aumentar a produtividade da sua reunião utilizando o G Suite

Como aumentar a produtividade da sua reunião visando impactar positivamente seus resultados? Essa é uma questão bastante recorrente mas que pode ser sanada ao adotarmos algumas atitudes. As reuniões despertam uma relação de amor e ódio entre os gestores e colaboradores das empresas. Por um lado, são responsáveis pelo desenvolvimento de projetos e pelo avanço da organização. Por outro, as reuniões muitas vezes acabam apenas tomando um grande tempo de trabalho sem conseguir acrescentar em nada para a empresa.

Para ficar apenas com o lado bom das reuniões, é preciso realizar um bom planejamento e saber utilizar os avanços tecnológicos a seu favor. O G Suite – antigo Google Apps for Work – e suas ferramentas podem ajudá-lo a alcançar esse objetivo.

Veremos neste artigo como você pode aumentar a produtividade da sua reunião utilizando o G Suite!

Como realizar uma boa reunião

Para realizar uma boa reunião não basta juntar toda a equipe, colocá-la dentro de uma sala e esperar que todas as demandas sejam resolvidas – até porque o problema já começa na hora de conciliar a agenda de todos os membros.

Para que a reunião seja realmente proveitosa, é preciso que você preste atenção em alguns aspectos-chave. Vamos ver quais são eles:

Tenha um objetivo definido: O primeiro passo para uma reunião produtiva é ter um objetivo bem definido. Onde você quer chegar com a reunião? Tenha isso bem claro, do contrário será apenas uma grande perda de tempo para todos.

Elabore uma pauta preliminar: Depois de definir o objetivo da sua reunião, elabore uma pauta com todos os pontos que precisam ser abordados e discutidos entre os membros. 

Selecione os participantes e seus papéis: Quem será convocado para a reunião e por quê? Defina quem é essencial para o avanço da discussão e qual será o papel de cada um deles na dinâmica: quem fará os registros, será o facilitador, contribuirá com uma especialidade, controlará o tempo.

Indique materiais preliminares: Quando a pauta da reunião for a respeito de um assunto que exige conhecimento prévio dos participantes, indique com antecedência os materiais para estudo. A pior coisa que você pode querer é ter que passar a reunião inteira explicando o básico e não conseguir avançar nas decisões.

Faça anotações e registros: Os registros da reunião são importantíssimos para que tudo o que foi definido seja efetuado e possa ser controlado, além de servir de base para informar todos os que não estiveram presentes.

Aumentando a produtividade com o G Suite

As suas reuniões podem ficar ainda mais produtivas se você resolver utilizar as ferramentas do G Suite ao seu favor. Confira só algumas das vantagens oferecidas!

Agendamento facilitado com a Agenda

Através da ferramenta Agenda disponibilizada pelo G Suite, ficará fácil agendar a sua reunião em uma data e horário que todos possam participar. É possível compartilhar a sua agenda com toda a sua equipe e também consultar a agenda de todos os membros para encontrar a melhor oportunidade.

Além disso, a Agenda é integrada ao Gmail, ao Drive e ao Hangouts. Isso a torna sempre atualizada e efetiva na tarefa de lembrar a todos de seus compromissos.

Informações disponíveis a todos no Google Drive

Sabe aquelas reuniões em que serão debatidos diversos assuntos e é preciso que todos estejam cientes do novo projeto de produto, das iniciativas de marketing e dos resultados financeiros dos últimos meses? É complicado organizar a reunião de forma que todos tenham acesso a essas informações previamente.

Agora, imagine só receber em seu e-mail o comunicado com a data da reunião e um link do Google Drive contendo todos os arquivos que você precisa ler antes da reunião. Agora ficou fácil, não é?

Videoconferências online através de Hangouts

Quando há sempre algum membro importante da equipe viajando, ou em casos em que é difícil reunir todo mundo fisicamente no mesmo horário, o ideal é realizar uma videoconferência pela internet.

Com o Hangouts você pode realizar videoconferências com até 25 pessoas participando simultaneamente, além de contar com ferramentas muito interessantes em uma reunião, como a opção de compartilhamento de tela e de envio de arquivos.

Acompanhamento do trabalho com as ferramentas de colaboração

Depois de concluída a reunião, todas as informações debatidas podem ficar à disposição em um documento ou uma planilha hospedada no Google Drive, para que todos possam acessá-las.

As tarefas designadas na reunião podem ser realizadas em conjunto através das ferramentas de colaboração do G Suite, que permitem que todos os membros com acesso trabalhem em um arquivo simultaneamente. E o gestor do projeto pode acompanhar o andamento das atividades, passo a passo.

Você já utilizou as ferramentas do G Suite em suas reuniões? Já conhecia os ganhos oferecidos na produtividade?