Google Docs: conheça as vantagens da ferramenta para o dia a dia

Insistir em técnicas ultrapassadas, que comprometem a qualidade do seu trabalho e depõem contra a seriedade da sua empresa é cada vez mais arriscado para um negócio, principalmente quando há bons recursos gratuitos à disposição. É o caso do Google Docs, plataforma que oferece diversas funcionalidades para um dia a dia eficiente e traz mais segurança ao lidar com arquivos na nuvem.

Uma das ferramentas web do Google, o Docs é executado diretamente no navegador do usuário. Isso significa que ele não precisa ser instalado nem atualizado: tudo é acessado através dos servidores do Google! O sistema é integrado ao Google Drive, que também inclui editores de apresentações de slides e planilhas.

Ainda não se convenceu dos benefícios do Google Docs? Então conheça agora as 5 principais vantagens da ferramenta para o dia-a-dia da sua empresa:

1. Colaboração em tempo real

Com o Google Docs, você não vai mais precisar enviar arquivos por e-mail para que os demais usuários possam editar, sendo obrigado a administrar múltiplas versões de um único documento.

Através dessa ferramenta, é possível que diversos usuários trabalhem no mesmo arquivo simultaneamente, com todas as atualizações visíveis em tempo real. Dentro do Google Docs, você conta até com um sistema de chat para se comunicar com as pessoas que estão visualizando um mesmo arquivo!

2. Ajustes de permissões

Outra funcionalidade bastante importante do Google Docs na esfera de colaboração é o controle detalhado de permissões. Nessas configurações, você consegue tornar arquivos visíveis para pessoas específicas ou para todos que trabalham na sua empresa (mas, ainda assim, inacessíveis para gente de fora). Você também pode tornar o documento público, tornando-o visível até para quem não está logado no serviço.

3. Fácil acesso

Você não precisa mais se deslocar até o escritório para acessar aquele arquivo importante de trabalho. Ao manter seus documentos no Google Docs, basta utilizar o aplicativo móvel para conseguir visualizar e editar tudo através do smartphone ou tablet.

Como tudo fica armazenado na nuvem, você pode também acessar o Google Docs de qualquer computador, bastando usar o seu login.

4. Controle de versão detalhado

Guardar os seus arquivos na nuvem é uma excelente forma de garantir que eles estejam sempre seguros. Além disso, o Google Docs conta com uma funcionalidade que oferece ainda mais segurança para a integridade dos seus projetos: um recurso de controle de alterações. Caso necessário, você pode regredir seu documento no tempo e desfazer qualquer tipo de alteração feita por você ou pelos outros.

5. Teclas de atalho produtivas

Você pode contar o número de palavras e caracteres no documento com a combinação Ctrl + Shift + C. É possível copiar apenas a formatação de um trecho selecionado com Ctrl + Alt + C e Ctrl + Alt + V.

O usuário também consegue inserir uma quebra de página onde quiser, bastando apertar Ctrl + Enter. A lista completa de atalhos do Google Docs está disponível na área de ajuda e traz bastante praticidade para o uso da ferramenta.

Trabalhar de maneira mais inteligente é essencial para sobreviver em qualquer mercado, evitando ser ultrapassado pelos concorrentes. O Google Docs pode trazer uma série de benefícios para a produtividade da sua equipe, o que consequentemente irá gerar entregas de maior qualidade.

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