G Suite: 5 dicas para usar as ferramentas na sua empresa

A gigante Google desenvolveu programas muito vantajosos para otimizar os processos da sua empresa: o G Suite (antigo Google Apps for Work) traz toda a tecnologia e conveniência dos aplicativos web do Google para o mundo dos negócios. Isso significa que você pode usar o Gmail para gerenciar o e-mail da sua empresa, o Google Agenda para coordenar eventos, o Google Drive para organizar e compartilhar arquivos e assim por diante. Tudo isso é possível graças ao e-mail corporativo, uma ferramenta que transmite mais credibilidade aos seus clientes e mais segurança para a sua empresa.

Se você ainda tem dúvidas sobre como usar o G Suite (antigo Google Apps for Work) no seu negócio, confira 5 dicas para implementar essas ferramentas na sua empresa agora:

1. Opte por um e-mail seguro e acessível

Quantas vezes a sua equipe sofreu com caixa de e-mails cheia ou erros que corrompem os dados? Esses problemas transmitem uma imagem nada profissional aos seus clientes. Ao usar o Gmail Profissional, você conta com mais formas de administrar e organizar suas pastas e contatos.

O Gmail é todo baseado na nuvem. Isso significa que, mesmo que o computador tenha problemas, basta se conectar a outro dispositivo para acessar suas mensagens. Assim, além de poder acessar sua caixa de entrada de qualquer lugar, a qualquer momento, você não corre o risco de perder nenhuma transação por conta de panes no seu equipamento.

2. Guarde seus documentos na nuvem

Assim como é importante ter os seus e-mails bem guardados e acessíveis, o mesmo vale para os documentos de trabalho. Afinal, quem nunca perdeu algum arquivo importante em uma pasta mal organizada no servidor da empresa?

Com o Google Drive, seus documentos ficam seguros na nuvem, acessíveis de onde você estiver. Essa ferramenta também conta com um sistema de compartilhamento eficiente, que permite tornar certos arquivos e pastas visíveis somente para determinadas pessoas ou compartilhar com facilidade o que estiver salvo nas pastas online.

3. Adote aplicativos de escritório simples e eficientes

O G Suite tornou desnecessário instalar o Microsoft Office em todos os computadores da sua empresa. Isso porque, além de permitir uploads para a nuvem, o G Suite também é um robusto pacote de programas de escritório, com editor de textos, apresentações e planilhas próprias. Além disso, estes arquivos não ocupam espaço na nuvem, permitindo que você armazene tudo que precisar!

Esses programas são fáceis de usar e também permitem compartilhar mudanças e edições em tempo real, seja com um funcionário da sua empresa ou com um cliente. Todos os envolvidos no documento também podem adicionar comentários e enviar mensagens instantâneas.

4. Use o Hangouts para reuniões

Cada vez mais estabelecimentos empregam profissionais remotos, tornando a ideia de reuniões presenciais inviável. Isso não significa, porém, que elas precisam ser completamente descartadas. Para se reunir com funcionários remotos ou mesmo com clientes, basta usar o sistema de teleconferência do G Suite, o Hangouts.

Parte integrante do G Suite, essa ferramenta permite que qualquer pessoa inicie uma conferência em vídeo sem precisar de nenhum software especial. Portanto, ao adotá-la no ambiente corporativo, você facilita a comunicação interna da equipe e a externa com os seus clientes.

5. Organize compromissos com o Google Agenda

Todos os colaboradores precisam ter pleno controle sobre seus compromissos corporativos. O Google Agenda permite que você gerencie sua rotina de forma organizada, compartilhando tudo o que for relevante para o trabalho da sua equipe. Você pode convidar outros profissionais para reuniões, por exemplo, já que o G Suite se encarrega de tornar acessíveis todos os outros membros da empresa que também usam os aplicativos. O Google Agenda também se conecta ao Hangouts, permitindo iniciar conferências instantaneamente a partir de uma data previamente marcada.

Ao trazer para a sua empresa as vantagens do G Suite, você garante produtividade e agilidade para realizar tarefas diariamente. Esse fator é um diferencial competitivo para o seu negócio: afinal, uma equipe que trabalha melhor é capaz de gerar entregas de qualidade.

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