Google Apps: Veja como ele ajuda a eliminar o uso de papel

Sabe aquele relatório importantíssimo que a sua equipe precisa elaborar? Você escreve a primeira versão, faz a impressão para mostrar a seu supervisor, que faz algumas anotações e devolve para você. É feita a correção e impressa a nova versão, mas ainda ficaram alguns erros, o que significa uma nova impressão do documento. E assim continua, até que na sexta versão o documento está pronto.

Além dessa ser uma prática que aumenta os custos da empresa, ela também é muito agressiva ao meio ambiente. A utilização de várias folhas de papel para serem jogadas no lixo no dia seguinte é uma prática muito maléfica, mas que pode ser evitada.

Através do pacote Google Apps for Work, o uso de papel dentro do ambiente empresarial pode ser reduzido bastante, das mais diversas formas. Abordaremos neste artigo como essa ferramenta do Google pode ajudar a eliminar o uso de papel!

Crie e edite documentos no Drive

O Google Apps permite a criação e edição de documentos através do Google Drive, ou seja, os documentos ficam na nuvem, podendo ser editados a qualquer momento e por qualquer membro autorizado – inclusive de forma simultânea.

Essa possibilidade acaba com as situações do exemplo utilizado anteriormente, em que um mesmo documento era impresso diversas vezes até chegar em sua versão final. A edição colaborativa na nuvem faz com que o relatório fique perfeito sem precisar ser impresso antes da hora.

Acompanhe a sua agenda com o Calendar

Você não precisa mais anotar todos os seus compromissos em uma agenda e utilizar bilhetes para lembrar de realizar tarefas ou informar seus colegas de atividades em conjunto. Com o Google Calendar você pode organizar os seus afazeres de maneira muito simples e contar com a vantagem do aplicativo estar sincronizado com todos os demais do pacote.

Além disso, você pode ter acesso à agenda dos demais membros de sua equipe, facilitando bastante na hora de organizar reuniões e outras atividades em conjunto.

Crie formulários online com o Forms

O Google Forms é um aplicativo que permite a criação de formulários online, facilitando a produção e a divulgação de pesquisas sem que seja necessário realizar a impressão de diversos questionários e sair distribuindo entre os interessados.

Faça reuniões com o Hangout

As reuniões podem ser responsáveis pelo consumo de grande quantidade de papel, com suas atas, planejamentos e demais anotações. Com a utilização do Google Hangout você pode realizar reuniões através de áudio e vídeo em tempo real.

O aplicativo permite também que você mostre documentos e compartilhe a sua tela com os demais participantes, que também podem realizar anotações nos seus próprios dispositivos. Ao final da reunião, os documentos que registram o que foi discutido podem ser encaminhados por e-mail, sem uma única folha de papel tenha sido gasta.

Compartilhe conteúdo com o Google Sites

Em vez de sair distribuindo diversos documentos em papel para os membros de sua equipe contendo as novidades para o desenvolvimento das operações, você pode disponibilizar esses conteúdos em um site interno, com o Google Sites.

Essa ferramenta permite que você crie um portal interno e o atualize de forma muito simples. Assim, todos os conteúdos relevantes para os seus funcionários podem ser disponibilizados nesse mesmo local.

Você já havia parado para pensar que o Google Apps pode ajudar você a reduzir custos com papel e ajudar o meio ambiente?

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