E-mail empresarial: o que é, para que serve e como criar

A sua empresa possui um e-mail empresarial? Esse endereço eletrônico personalizado é cada vez mais importante no mundo dos negócios dado o aumento da concorrência no mundo virtual.

Um e-mail empresarial é um serviço básico para o gerenciamento das comunicações internas e externas da empresa. Então, se você está sentindo que está cada vez mais difícil lidar com o grande volume de informações, você precisa conhecer esse recurso.

Você pode optar por modelos gratuitos, mas também pode procurar no mercado outros modelos mais profissionais, com mais recursos e mais segurança.

Continue lendo e saiba qual a finalidade de um e-mail corporativo e como implementar essa solução!

O que é o e-mail empresarial?

O e-mail empresarial, também chamado de corporativo, é um endereço de e-mail personalizado e protegido por servidores, para que a sua empresa esteja conectada à internet, mantendo-se atualizada ao mesmo tempo em que se mantém protegida.

Esse tipo de e-mail leva no endereço eletrônico o domínio do site da sua empresa. Por exemplo, em “Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.” o “suaempresa.com” é o mesmo endereço do website institucional da empresa.

Além da proteção especial entregue pelos servidores, a utilização de um e-mail corporativo transmite seriedade, confiança e credibilidade. Por isso, esse tipo de e-mail é muito recomendado para todos os tipos de empresa, independentemente do tamanho delas.

Para a criação de um e-mail corporativo é necessário que você tenha um domínio. E para isso é preciso, primeiro, escolher um provedor de hospedagem (conhecidos como ‘hosts’). Atualmente existem diversas empresas do gênero com preços muito acessíveis.

Como ele funciona?

Para funcionar, a empresa precisa, primeiramente, ter um domínio (exemplo: minhaempresa.com.br). Depois é preciso buscar um servidor de e-mail (Gmail, Hotmail, e similares) e um servidor DNS.

Atualmente no mercado existem quatro tipos de servidores disponíveis: o serviço de e-mail gratuito, o e-mail oferecido por provedores de hospedagem, o servidor de e-mail hospedado na empresa ou hosted e servidor de email empresarial na nuvem.

O e-mail empresarial é diferente do e-mail comum. Algumas funcionalidades, como o controle das mensagens recebidas e enviadas pelos colaboradores, dependem do servidor de e-mail escolhido.

Mas de forma geral, um bom sistema irá proteger os seus dados, diminuindo significativamente o risco de ataques e vazamentos indevidos de conteúdo, além de possibilitar o compartilhamento de agendas, contatos, eventos e mais, entre os colaboradores.

Quais os benefícios de ter um e-mail empresarial?

Optar por um e-mail empresarial pode trazer diversos benefícios. Os principais deles são:

• Credibilidade e profissionalismo: um e-mail que não traz o endereço da empresa em seu nome é, normalmente, identificado como pessoa física ou até mesmo como spam.
• Reconhecimento de marca: ter um endereço personalizado para a sua empresa abre espaço para estratégias de e-mail marketing e também pode fazer com que os usuários reconheçam mais facilmente a sua empresa. Além de gerar confiança, pode fazer com que você tenha mais visitas no seu site e tenha mais oportunidades de negócios.
• Agilidade na comunicação: com a centralização dos dados você desburocratiza diversos processos internos (e externos) na empresa, precisando de apenas um ou dois cliques para entrar em contato com a pessoa desejada e configurar o necessário.
• Aumento da produtividade: também por conta da agilidade na comunicação, você libera seus colaboradores para trabalhar de forma mais linear, sem interrupções que podem tirar o foco deles.
• Monitoramento e gerenciamento de dados: como citamos anteriormente, o e-mail empresarial costuma ser mais seguro pois possuem antivírus e anti-spam, reduzindo os riscos durante o compartilhamento de dados.

Como criar um e-mail empresarial

Se interessou por esse recurso? Quer fazer uso de um e-mail empresarial? Então existem alguns passos que você precisa seguir. Veja:

1. Registre um domínio

Como mencionamos anteriormente, o endereço do seu e-mail é composto pelo domínio. Ou seja, se você ainda não tem, você precisa de um domínio. Ele deve ser, de preferência, um nome fácil e curto que permita a identificação rápida da sua empresa. Se você for um profissional autônomo, você pode utilizar o seu próprio nome.

Esse registro é feito através de um serviço de hospedagem ou então pelo seu próprio provedor de email de escolha.

2. Escolha um provedor de e-mail

Depois de registrar o seu domínio, você deve escolher qual será o seu provedor. Existem diversas opções no mercado com diferentes funcionalidades dentro delas. O ideal é que a escolha seja feita com base na sua demanda.

Pergunte-se: você precisa de quantos endereços de email? Quanto espaço de armazenamento é necessário? Quais funcionalidades o seu provedor precisa oferecer?

Alguns exemplos de provedores são: Google Workspace (antigo Gsuite do Gmail), Office 365, Locaweb, GoDaddy, UOLHost e Yahoo.

3. Configure o seu e-mail

Dependendo do servidor escolhido, será preciso que você configure o seu e-mail, conectando o endereço à empresa, para que o domínio possa enviar e receber e-mails, e comprovando que você é o administrador, para evitar qualquer ataque de hackers.

Em servidores mais profissionais, essa etapa costuma ser desnecessária. De qualquer forma, você certamente receberá instruções completas por parte do provedor para fazer essa conexão.

Migrar para um e-mail empresarial está ao alcance de todos, e pode ser fundamental para todos os tipos de nichos e tamanhos de empresa. Não é uma solução cara nem complicada, mas para fazer o melhor negócio, é sempre importante verificar todas as suas opções e analisar de acordo com as necessidades apresentadas.

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